Du kennst das bestimmt – ein neuer Klient hat gebucht, der erste Termin steht fest, und du willst natürlich, dass dieser Einstieg in deine Welt professionell, warmherzig und stressfrei abläuft. Aber seien wir ehrlich: Immer wieder dieselben Willkommens-E-Mails manuell zu verschicken? Das frisst Zeit. Und kostet Nerven. Genau hier kommt email automation for onboarding new coaching clients ins Spiel.
Der erste Eindruck zählt – auch digital
Sobald jemand bei dir bucht, beginnt ein kleiner Marathon im Hintergrund: Infos rausschicken, PDFs anhängen, den Ablauf erklären, vielleicht sogar noch ein kleines Willkommensvideo teilen. All das ist wichtig – aber auch wiederholbar. Warum also nicht automatisieren?
Automatisierte E-Mails nehmen dir nicht die persönliche Note, sondern helfen dir, deinen professionellen Standard zu halten – jedes einzelne Mal.
Was gehört in eine gute Onboarding-E-Mail?
Die erste Nachricht nach der Buchung sollte klar, freundlich und einladend sein. Idealerweise enthält sie:
- Eine persönliche Begrüßung
- Einen Überblick über den Ablauf der Zusammenarbeit
- Einen Link zu einem Online-Kalender oder Buchungstool
- Einen Willkommensfragebogen (wenn nötig)
- Einen Hinweis auf deine Erreichbarkeit
- Und: Etwas, das überrascht – vielleicht ein inspirierendes Zitat oder ein Mini-Workbook
Diese E-Mail ist der digitale Händedruck. Mach ihn besonders.
Schritt-für-Schritt: Deine Automatisierung aufbauen
Keine Sorge – du brauchst kein Technik-Genie zu sein. Mit Tools wie MailerLite, ActiveCampaign oder ConvertKit kannst du ganz einfach Automationen einrichten.
So könnte deine Sequenz aussehen:
- Tag 0: Direkt nach der Buchung – Willkommensmail mit PDF & Termininfos
- Tag 1: Erinnerung, wie man sich vorbereitet oder was man mitbringen sollte
- Tag 3: Ein persönlicher Tipp oder ein Blogbeitrag passend zum Coaching-Thema
- Tag 5: Einladung zu einer Mini-Übung oder einem Self-Check-In
Ziel ist es, dass sich dein Klient bereits vor dem ersten Gespräch gesehen und unterstützt fühlt.
Tonfall und Timing: Bleib du selbst
Klar, E-Mail-Automation klingt technisch. Aber der Inhalt ist menschlich. Du musst nicht klingen wie ein Bot – im Gegenteil: Kleine Formulierungen wie „Ich freu mich wirklich sehr, dass du hier bist“ oder „Du kannst dich jederzeit melden, wenn du Fragen hast“ machen einen großen Unterschied.
Setze auch nicht zu viele Mails in kurzer Zeit ab. Zwei bis drei in der ersten Woche reichen oft völlig aus.
Bonus-Tipp: Automatisiere nicht alles – nur das, was Sinn macht
Automatisierung heißt nicht, dass alles roboterhaft werden muss. Du kannst beispielsweise die erste Begrüßungs-E-Mail automatisch senden – aber nach dem ersten Termin eine individuelle Nachricht schreiben. So kombinierst du Effizienz mit echter Verbindung.
Wenn du zum Beispiel ein kurzes Video mit deinem Handy aufnimmst und es über eine automatisierte E-Mail teilst, wirkt es direkt, persönlich – und ist trotzdem zeitsparend vorbereitet.
Mehr Klarheit für dich – weniger Unsicherheit für deine Klienten
Viele neue Klienten wissen nicht, was sie erwartet. Sie sind neugierig, aber auch unsicher. Deine automatisierten Nachrichten können Ängste nehmen und Vorfreude wecken. Und für dich bedeutet es: weniger Rückfragen, weniger Chaos, mehr Struktur.
Einmal richtig eingerichtet, wird deine Automatisierung zum leisen Assistenten im Hintergrund. Und das Schöne? Sie arbeitet auch dann, wenn du gerade frei machst oder andere Coachings gibst.
Fazit: Automatisierte Willkommenssequenzen sind kein „Nice-to-have“ – sie sind ein echter Gamechanger
Ob du 3 Klienten hast oder 30 – ein durchdachtes E-Mail-Onboarding zeigt Professionalität, spart Zeit und gibt deinen Kunden das gute Gefühl, bei dir in den besten Händen zu sein. Nutze die Möglichkeiten der Technik, um dich mehr auf das zu konzentrieren, was du wirklich liebst: Das Coaching selbst.
Also, wenn du dich fragst, wie du deinen Einstieg ins Coaching smarter gestalten kannst – email automation for onboarding new coaching clients ist der Schlüssel. Und das Beste: Du kannst noch heute damit anfangen.
Wenn du magst, helfe ich dir auch gerne beim Formulieren deiner ersten E-Mail-Sequenz – ganz persönlich und in deiner Stimme. Schreib mir einfach!